Questa è una guida pratica per organizzare le giornate ricche di impegni senza perdere colpi, prendendo come esempio il modo con cui ho pianificato questi miei quattro giorni al Festival del Giornalismo che si svolge a Perugia.

Sono partito dal programma pubblicato sul sito, dove ho individuato i panel che più rientravano nei miei interessi.

Ne ho contati 55: decisamente troppi. Inoltre, molti di questi si accavallano come orario. Che fare, quindi?

• Ho creato un documento su Google Drive dove ho strutturato le informazioni secondo le mie esigenze, mantenendo l’ordinamento per giorno e ora di inizio.
• Ho individuato e annotato la posizione geografica di ogni panel – su Google Maps e su Foursquare – per ottimizzare gli spostamenti. Già che c’ero, ho annotato anche quelle delle principali attrazioni turistiche del luogo (Perugia è una città affascinante, andateci se non l’avete mai fatto).
• Ho evidenziato in verde quelli che non mi volevo perdere in alcun modo e tenendo conto della location (cioè privilegiando le scelte che richiedevano minori spostamenti, per non perdere pezzi e per non arrivare a domenica con la lingua a penzoloni).
• Ho riclassificato gli orari di inizio e fine, accorciandoli nei casi in cui si verificavano sovrapposizioni.
• Nelle fasce orarie rimaste scoperte ho recuperato gli eventi che non avevo ancora preso in considerazione, sempre evitando sovrapposizioni.
• Ho riportato su ogni riga sia le coordinate geografiche individuate in precedenza che il link diretto alla pagina del programma ufficiale con il dettaglio del singolo panel.
• Ho aggiunto qualche altra classificazione come lingua, tipologia (data journalism, hacking), registrazione richiesta e alcuni nomi di panelist.

Perfetto, c’è tutto quel che mi serve. Alla fine, sono sopravvissuti 37 panel: sono ancora tantini, ma questa agenda che mi sono creato mi aiuta non poco. Poi però – visto che l’appetito vien mangiando – ho pensato di automatizzare il tutto. In che modo?

L’idea era quella di farmi arrivare sullo smartphone le notifiche dell’inizio di ogni evento e di poter condividere contenuti, orari e luoghi con le persone che conosco, con interessi simili, anche loro a Perugia (ma anche no).

Ho perciò riportato i panel evidenziati in verde (cioè quelli a cui andrò io) dentro Google Calendar, avendo cura di inserire coordinate geografiche di Google Maps, titolo del panel, sala (nel caso di location multisala), qualche nota e le notifiche pop-up 10 minuti prima dell’ora di inizio. Come nome dell’evento ho scelto invece qualcosa di pratico e immediato come la location (es. Brufani).

A questo punto ho fatto uno screening sullo store di Apple per individuare un’app in grado di leggere il calendario di Google, di guidarmi da un punto all’altro (in realtà ormai mi muovo abbastanza bene a Perugia, dopo qualche anno di frequentazione) e di condividere i miei spostanenti.

Ne ho provate diverse e alla fine solo una mi ha soddisfatto: si tratta di Sunrise.

Che cosa mi offre questa app e perché mi ha colpito?

PUNTI DI FORZA

• Navigazione semplificata attraverso il calendario.
• Integrazione con eventi FB.
• Integrazione con check-in di Foursquare.
• Integrazione con iCloud e Linkedin.
• Integrazione con Google Calendar; anche con Google Maps, se su Calendar è impostata la geolocalizzazione.
• Meteo.
• Tag per classificare gli eventi.
• Avatar dei contatti.

PUNTI CARENTI

• La condivisione è solo via email o sms, ma con servizi come Tweetymail é possibile superare questa limitazione. Questo consente infatti di pubblicare tweet inviando una email a un indirizzo particolare e personale. L’oggetto dell’email diventerà il contenuto del tweet. Un’altra possibilità è usare il solito IFTTT.
• Assenza di una versione per Android.

Ecco alcune schermate dell’app, configurata per gestire IJF14.

Riepilogando

Questa mattina comincia il mio tour de force al Festival del Giornalismo: potete seguire i miei suggerimenti oppure sapere istante per istante dove mi trovo, se volete scambiare quattro chiacchiere. Per accedere al mio documento (pubblico) su Google Drive è sufficiente cliccare o fare tap sul logo qui sotto. Come avrete senz’altro capito, questo metodo è applicabile anche ad altri eventi o alla pianificazione di una qualsiasi giornata.

In realtà è probabile che io, col passare dei giorni, finisca col concedere spazio alla serendipity o agli incontri interessanti: ci sta, vuoi per stanchezza, per piacere o per opportunità professionali.

Buon divertimento! Fatemi sapere se siete anche voi a Perugia in questi giorni oppure se conoscete qualche altro sistema per la gestione efficiente della propria agenda (possibilmente in chiave social).